Eメールをタスクとして自動登録したい

EnkinGTでは指定したEメールアドレスに届いたEメールをタスクとしてプロジェクトに自動登録することが可能です。

ここで登録方法についてご説明します。

自動登録に利用するEメールアカウントを準備する

EnkinGTでは以下の種類のEメールアドレスを利用することが可能です。

(1)EnkinGTが作成するEメールアドレス
　POP3のみサポートしています。

(2)お客様が保持するEメールアドレス
　POP3/IMAP4をサポートしています。

以下にEメールアドレスの作成方法をご説明します。

Step1

管理者権限でログインし、左サイドバーの「システム設定アイコン」をクリックします。

Step2

次に、「外部連携」＞「自動メール登録」をクリックします。自動メール登録画面が表示されます。

Step3

メールアドレスの新規登録を行います。「メールアドレスの登録」メニューの下にある「新規」ボタンを押してください。

Step4

メールアドレスの新規登録画面が表示されます。
以下の２種類の中からメールアドレスのタイプを選択し、必要項目を入力して「登録」ボタンを押してください。

・EnkinGTメール
　EnkinGTが提供するメールアドレスです。選択するとメールアドレスが自動的に生成されます。

・外部Eメール
　既にお客様がご利用中のメールアドレスを利用することが可能です。
　メールアドレス、サーバ情報等の必要項目を入力してください。

Step5

以上で設定は終了です。登録したメールアドレスを振分け設定で利用してください。

プロジェクトに振り分ける設定を行う

登録したメールアドレスに届くメールの振り分け設定を行います。

Step1

自動メール登録画面の下部にある、「メールの振り分け設定」から「新規」ボタンをクリックします。

Step2

メールの振り分け設定画面が表示されます。後述の説明に沿って必要項目を入力し、「登録」ボタンを押してください。

入力項目	概要
名前(必須)	振り分け設定の設定名を入力します。 ※文字数:1文字～100文字まで
ステータス	振り分け設定の有効・無効の設定を行うことが可能です。 無効に設定されている場合は、メールの自動取得はおこないません。
利用するメールアドレス (必須)	上記で設定されたメールアドレスを選択します。 指定されたメールアドレスにアクセスし、メールを自動取得、自動登録します。
プロジェクト (必須)	取得したメールを登録するプロジェクトを指定します。 無効になっているプロジェクトを選択することはできません。
課題タイプ(必須)	メールを登録する課題タイプを選択します。 選択されたプロジェクト上で利用な課題タイプの中から選択してください。
報告者	登録するメールの登録者を指定します。 利用者の中にメールのFromに記載されているアドレスと同じユーザが 存在しない場合、この設定で指定されたユーザを報告者として登録します。 ※注意 　不明なユーザからのEメールを登録しない場合は、報告者を指定しないで 　ください。指定しない場合、メールのFromユーザが新規ユーザの場合は、 　メールが自動登録されません。
詳細設定	・引用文を取り除く 　有効にした場合、Eメールに含まれる引用文(>や>>等)を登録しません。 ・返信をコメントに登録する 　有効に設定した場合、返信されたメールを既に登録されている 　課題のコメントとして登録します。 　以下の内容を利用して、コメントととして登録するかどうか判定しています。 　-メールのSubject（件名）に課題IDが存在する場合 　-メールヘッダーのReference IDと同じIDを持つ課題が存在する場合 ・「新規ユーザの場合、顧客として自動登録する」 がオフの場合 　Fromに新規Eメールが記載されている場合、顧客として自動登録されます。 　※「報告者」にユーザが指定されていない場合は、このチェックボックス 　　がオンでも登録が無視されます。

Step3

以上で設定は終了です。指定したEメールアドレスに届くメールを、上記で設定したプロジェクトに自動的に登録します。